Im April 2021 wurde mit der Einführung der elektronischen Akte beim Team BAföG begonnen. Seitdem haben viele Beratungen mit den für die Digitalisierung zuständigen Mitarbeiterinnen im Haupt- und Organisationsamt der Kreisverwaltung stattgefunden.
Es wurden Vereinbarungen über die künftige Arbeitsweise getroffen, Vorlagen im Dokumentenmanagementsystem für elektronische Akten angelegt, Schnittstellen zwischen dem BAföG-Fachverfahren und dem Dokumentenmanagementsystem eingerichtet und so die Abläufe Schritt für Schritt von analog zu digital umgestellt. Auch der Posteingang wurde digitalisiert. So wird die Briefpost seit Januar 2022 täglich in der zentralen Scanstelle des Landratsamtes eingescannt.
Außerdem gehörte auch die Teilnahme an Schulungsveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen des BAföG-Teams zum Umstellungsprozess dazu. So mussten entsprechende Kenntnisse zum Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem, zum Scanvorgang und zum Umgang mit dem beBPo – dem besonderen elektronischen Behördenpostfach, welches für den Versand von Schriftstücken und Akten beispielsweise an die Widerspruchsbehörde oder an Gerichtsbehörden genutzt wird – erworben werden.
Die Akten werden bereits für alle Neuanträge ausschließlich elektronisch geführt. Mit dem Auslaufen der Bewilligungszeiträume verschwinden auch die bestehenden Papierakten nach und nach aus den Büros der Mitarbeiterinnen.
Antragsteller können ebenfalls von der Digitalisierung profitieren: So können Anträge auf Schüler-BAföG beim Landratsamt Sömmerda bereits vollständig elektronisch über den Online-Dienst
www.bafoeg-digital.de
eingereicht werden.