Im Oktober 2020 wurde mit der Einführung der elektronischen Akte im Bereich Unterhaltsvorschuss (UVG) des Jugendamtes begonnen. Seitdem haben zahlreiche Beratungen mit den für die Digitalisierung zuständigen Mitarbeiterinnen des Haupt- und Organisationsamtes stattgefunden.
Es wurden Vereinbarungen über die künftige Arbeitsweise getroffen, Vorlagen im Dokumentenmanagementsystem für elektronische Akten und Schriftstücke angelegt und so die Abläufe Schritt für Schritt von analog nach digital umgestellt. Auch der Posteingang wurde digitalisiert. So wird die Briefpost für den Bereich UVG seit Januar 2022 täglich in der zentralen Scanstelle des Landratsames eingescannt.
Außerdem gehörte auch die Teilnahme an Schulungsveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen des UVG-Teams zum Umstellungsprozess dazu. Es mussten Kenntnisse zum Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem, zum Scanvorgang und zum Umgang mit dem beBPo – dem besonderen elektronischen Behördenpostfach –, welches für den Versand von Schriftstücken und Akten beispielsweise an die Widerspruchsbehörde oder an Gerichtsbehörden genutzt wird, erworben werden. Alle laufenden Fallakten wurden bis zum Ende des Jahres 2022 nachträglich ersetzend gescannt und nun elektronisch fortgeführt. Ebenso werden für Neuanträge ausschließlich elektronische Akten angelegt.
Für Antragstellende ergeben sich ebenfalls Vorteile aus der Digitalisierung. So können Anträge auf Unterhaltsvorschuss und Änderungsmitteilungen (Hier geht es zum Online-Antrag) sowie Angaben und Nachweise zur jährlichen Überprüfung (Hier geht es zum Online-Überprüfungsbogen) vollständig elektronisch über den Online-Dienst „Unterhaltsvorschuss Online“ eingereicht werden.
Um den Online-Dienst nutzen zu können, benötigen Sie ein Servicekonto. Dieses kann direkt auf der Website des Online-Dienstes angelegt werden. In Verbindung mit der Online-Ausweis-Funktion des neuen Personalausweises im Chipkartenformat (eID) können Sie Ihre Anträge und Nachweise vollständig digital einreichen.
Haben Sie Ihren Personalausweis mit der entsprechenden eID noch nicht freigeschalten, besteht die Möglichkeit, sich mit einem Nutzernamen und Passwort am Servicekonto anzumelden. Damit können Sie ebenfalls Ihren Antrag und die Nachweise digital einreichen, müssen Ihre Identität jedoch mittels Unterschriftsbogen in Papierform bestätigen und diesen per Post nachreichen.